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【貸会議室の料金相場】利用金額を左右する項目とおすすめの活用方法

近年、社内外の会議やミーティング以外にも、セミナーや説明会、展示会などのさまざまな用途で使用できる貸会議室が増えており、注目を集めています。

貸会議室を利用する場合、一般的に会場の広さや立地などによって利用金額が決まるため、使用用途に合わせて料金を把握しておくことが重要です。また、各種備品のレンタルなどのサービスも行っているため、オプション料金についても事前に調べておく必要があります。

今回は、貸会議室の料金相場や、会議以外での活用方法について詳しく紹介します。

1.貸会議室とは?

貸会議室とは、会議やミーティングなどを行う場所や設備を、時間単位で貸し出すスペースのことです。貸会議室は主に、企業の会議やミーティングを行う予定の日に、自社の会議室に空きがない場合や、自社の会議室では手狭なセミナーや説明会などを開催する場合に利用されます。

また、自社の会議室を使用する場合、部屋の広さが決まっていますが、貸会議室は場所や広さを自由に選ぶことができるため、あらかじめ予算を決めておきましょう。

1-1.「格安貸会議室」と「高級貸会議室」の違い

貸会議室には、格安と高級の2種類があるため、使用用途に合わせた会場を選ぶことが大切です。

格安料金の貸会議室は有名エリア外にあり、最新の設備ではないことが多いため、社内の会議やミーティングなど、設備の充実度や立地に重きを置かない場合に適しています。一方、高級貸会議室は、人気エリアや駅徒歩圏内のアクセスの良い場所に多く、会場の見た目だけでなく設備も充実しているため、社外からも参加者を招く場合や、自社の宣伝を行う場合におすすめです。

会社によっては、貸会議室を初めて利用する場合や、数ヶ月前から予約する場合は、会場の利用料金が安くなるサービスを行っています。そのため、利用料金を抑えたい場合は、各種割引サービスの利用が可能かどうか、事前に調べておくと良いでしょう。

2.項目別に見る貸会議室の料金相場

貸会議室の利用料金は、面積や立地場所などによって相場が異なります。また、プロジェクターやテレビ会議システムなど、各種備品を揃える場合は別途料金が必要となるため、利用する会場を選ぶ際は、実際に会場を見に行くことがおすすめです。

会場を見に行くことができない場合は、インターネットなどを利用して会場の情報と相場を見比べることもできます。会場の場所や規模、設備といった各種サービスの詳細を収集し、必要なサービスが受けられる会場を選びましょう。

2-1.収容人数

貸会議室の料金相場は、レンタルスペースが広く収容人数が多いほど高くなります。東京や大阪などの主要都市の駅から近い貸会議室の料金相場は、収容人数が50名程度で1時間1〜2万円程度、収容人数が200名程度で1時間5〜10万円程度です。

収容人数が同程度でも、立地場所や設備によって会場の利用料金は変動します。貸会議室の料金相場を調べる際は、同じエリアで同程度の収容人数や、設備であった場合の利用料金をそれぞれ比較して会場を選ぶことが大切です。

2-2.備品・設備

備品や設備によっても、貸会議室の料金相場は変動します。
多くの会場には、以下のような備品が整備されています。

  • ・テーブルとイス
  • ・プロジェクターとスクリーン
  • ・パソコン
  • ・マイクセット

テーブルやイスは料金に関係なく使用できますが、プロジェクターなどの設備は別途備品料金がかかることが多いです。また、機器の種類にもよりますが、プロジェクターを3日間レンタルする場合は1万円程度から、スクリーンの場合は3,000円程度からが目安となっています。

他にも、パーティションやテレビ、冷蔵庫など多彩な備品の貸し出しを行っている施設があるため、利用したい備品がより多く揃っている会場選びがおすすめです。

2-3.オプション

会議中のお弁当や飲み物、セミナー後の立食パーティーなどの料理を提供している会議室もあります。

提供メニューによって料金に幅はありますが、手頃なパーティー料理であれば、1人3,000〜4,000円程度が相場です。お弁当も内容によって値段に差はありますが、一般的に1人1,000円程度から提供されています。

他にも、テレビ会議システムが利用できる貸会議室であれば、離れた場所でもオンラインで会議を行うことが可能です。テレビ会議システムを利用する際は、オペレーター費用やインターネット回線費用、機器設置費などがかかることもあるため、利用したいオプションの料金についても、事前に確認しておきましょう。

3.会議以外にも使える!貸会議室のおすすめ活用方法

会議室というと、企業の会議やミーティングなどを思い浮かべる人も多いですが、貸会議室は会議以外の目的でも使うことが可能です。

貸会議室は、用途に応じてさまざまな広さや立地から会議室を選べるため、使用したい分だけ備品のレンタルができます。そのため、イベントなどで使用する備品の使用頻度が少ない場合は、保管やメンテナンスに使われる費用を削減することが可能です。

ここからは、貸会議室のおすすめの活用方法を紹介します。

3-1.社員研修・セミナー会場として利用する

貸会議室は、社員研修やセミナー会場、講演会場として利用することができます。多くの人が集まる研修やセミナーでは、社内の会議室だと手狭なことも多いため、参加人数に合わせて広さが選べる貸会議室は、社員の研修会場に最適です。小規模な研修から、100人単位の大規模なセミナーまで開くことができます。

また、1人の講師による講演や、受講者が実際に参加して意見交換を行うワークショップなど、利用シーンに合わせて会場のレイアウトを柔軟に変更することも可能です。
テーブルやイス以外にも、ホワイトボードやプロジェクター、パソコンなどの備品をレンタルできるところもあるため、研修で使う資料のみを持ち込むだけで良く、準備に手間がかかりません。

3-2.会社説明会として利用する

就職希望者へ向けた会社説明会にも、貸会議室を利用することが可能です。外部で説明会を行うことで、社内の業務に支障をきたさないだけでなく、社内の会議室では収容しきれない大人数の参加者にも対応することができます。

また、地方企業が都心で会社説明会を行うなど、自社から遠い場所で説明会を実施する場合にも、貸会議室の利用がおすすめです。

会社説明会を行う場合は、駅から近くアクセスが便利な場所にある貸会議室の利用すると良いでしょう。設備が充実し、高級感のある会場を選ぶことで、参加者への自社のイメージアップにも繋がります。

3-3.個展・展示会として利用する

貸会議室は、美術の個展や、外部の人に自社の商品などを見てもらう展示会などの会場として利用することも可能です。空間が広く静かな場所にある貸会議室を選ぶことで、来場者に快適に商品を見てもらうことができます。

会場を選ぶ際は、階段や廊下の広さや、展示する商品が搬入できるかどうかなどの確認を事前に行うことが重要です。また、個展や展示会の会場として使う場合は、照明や空調が整っている貸会議室を選ぶと良いでしょう。

貸会議室の中には、会場のセッティングの相談ができるサービスを行っている業者もあります。会議室の中を展示品のイメージに合わせた装飾にして、自社の商品をよりアピールすることができるでしょう。

まとめ

今回紹介した用途以外にも、貸会議室は新年会や各種式典、記者会見、株主総会の会場、カルチャースクールのレッスンなどさまざまな用途に併せて利用することができます。

貸会議室を選ぶ際は、会場の広さや設備の種類によって利用料金が異なるため、予算と内容にあった貸会議室を選ぶことが大切です。また、会場の豪華さやエリアによっても相場は大きく異なるため、同じエリア内の同規模の会場をいくつかピックアップし、単位時間あたりの価格を比較することをおすすめします。

快適な空間で会議やセミナーを開くためにも、使用用途に合わせて備品をレンタルできる貸会議室を活用しましょう。

 

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