貸し会議室の使い方12選|利用のメリットと選ぶ時のポイントとは?|全国から人が集まる多目的スペース ビジョンセンター

 

 

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貸し会議室の使い方12選|利用のメリットと選ぶ時のポイントとは?

近年、貸し会議室によって社外のスペースを有効活用するケースが増えています。貸し会議室によって、フォーマルな会議や催し物から、カジュアルな勉強会まで、さまざまな用途に使用することができることが、人気の理由です。

この記事では、「貸し会議室を利用するメリット」や「具体的な使用例」を紹介しています。社内の会議や事業で貸し会議室を使用してみたい方や、貸し会議室でできることが知りたい方は必見です。

1.貸し会議室を使う3つのメリット

まずは、貸し会議室を使うと、どのようなメリットがあるのかをご紹介します。レンタルスペースとして貸し会議室を使うメリットとして、以下の3つが挙げられます。

  • ①使いやすい立地
  • ②コスト削減
  • ③多様な使い方ができる

いずれも、貸し会議室を利用するにあたって重視したいポイントです。それでは、それぞれのメリットについてみていきましょう。

1-1.駅近・好立地にある

貸し会議室は、全国各地に広く展開しています。特に、東京駅や横浜駅、大阪駅、名古屋駅などのターミナル駅の徒歩圏内にも数多くあるため、移動の手間を大きく省くことができます。より行きやすく、より帰りやすい好立地の貸し会議室を利用することで、遠方からの利用者も参加しやすくなります。

1-2.コスト削減

プロジェクターやマイク、演台などの備品がそろっている貸し会議室を利用することで、使用頻度の低い備品をわざわざ購入するコストを削減することができます。ケータリングサービスなどが充実した貸し会議室もあるため、懇親会や食事ありの会議の際には重宝します。

1-3.多様な使い方ができる

貸し会議室は、豊富な種類の備品がそろっています。そのため、一般的な会議だけでなく、健康診断や懇親会、試験会場、展覧会など、イベントスペースを含む多様な目的に使用することができます。上記のようなケータリングサービスを使用すれば、会議後に懇親会を行う場合も、わざわざ飲食店に移動する手間を省くことが可能です。

2.企業活動を促進する貸し会議室の使い方12選

ここからは、貸し会議室の具体的な活用方法についてご紹介しています。会議室を借りるだけでなく、備品の貸し出しや当日の会場運営サポートまで、幅広いサービスを利用することで、より低コスト・高クオリティな催しの実現が可能です。

〇会議・ミーティング
最もオーソドックスな使い方です。参加者の人数に合わせて、大小さまざまな部屋を借りることができます。プロジェクターやホワイトボードなど、備品がそろっている貸し会議室を選べば、よりスムーズに会議を進めることが可能です。

〇セミナー・講演会
セミナー会場として駅近・好立地な貸し会議室を利用することで、参加者が気軽に来られるイベントとなります。参加人数や形式に合わせて、最適な規模の会場を用意できることが大きなメリットです。さらに、セミナー後に懇親会などを予定している場合、ケータリングサービスを活用することで会場を移動する手間を省くことができます。

〇国際会議・MICE
遠方からわざわざやってきた参加者にホスピタリティを伝える、スタイリッシュで使いやすい会場を利用することができます。国際会議の際は、同時通訳ブースを活用することで、より円滑な会議の進行が可能です。
また、経験豊富な専任スタッフが会場セッティングから開催までサポートしてくれる貸し会議室あれば、初めて幹事を務める方でも安心です。

〇学会
海外からの参加者もいる学会でも、同時通訳サービスの利用がおすすめです。ハイクオリティな音響・映像機材がある場合、大画面での発表やスムーズで活発な議論を助けるでしょう。テレビ会議システムも利用できれば、当日来られない参加者がいる場合にも安心です。

〇株主総会・IRイベント
株主総会やIRイベントは、投資者に対する企業の印象を決める大切なイベントです。見栄えのいい本会場だけでなく、快適な控室なども充実しているため、参加者に好印象を与えることができます。また、煩雑な受付や案内状の発送などの事務作業も代行することで、当日の準備に集中することが可能です。

〇会社説明会
会社説明会はいかに学生に良い第一印象を持ってもらうか、が大切です。そのため、会社説明会会場には、上質で事前準備の手間もかからない貸し会議室の利用がおすすめです。当日来られない学生のために、録画やリアルタイム配信を行う場合にも対応できるところもあります。

〇入社式・内定式
新入社員にとって会社の一員としての第一歩となる入社式や内定式は、華々しい式典にしたいものです。貸し会議室なら、新入社員全員が余裕をもって入れる大規模で上質な会場で、新入社員を受け入れることができます。

〇研修会
大人数で行うセミナー形式の研修から、少人数でのワークショップ形式のものまで、さまざまなニーズに合った会場を利用することができます。大会場での講習会のあと少人数に分かれる場合なども対応できる点も貸し会議室のメリットです。新人研修など合宿形式の交流会も行う場合に備えて、宿泊施設の手配も一括で行っている会場もあり、研修施設を別途で押さえる手間が省けます。

〇筆記試験
遠方での大学入試や専門学校、資格の筆記試験会場としても重宝できます。会場準備などからトータルサポートを受けられる会場を選ぶことで、コスト削減が可能です。また、駅近の会場であれば、受験者が道に迷ってしまうリスクを減らせます。

〇勉強会
短時間での貸出も可能であるため、普段の仕事のあとでも、気軽に利用できることがメリットです。駅に近い会場で勉強会を開くことで、より多くの人が参加することができます。人数などに合わせてさまざまな規模の会場を借りたり、定期的に開催したりと、希望に合わせた使い方が可能です。

〇式典・表彰式
お祝いにふさわしい華やかで上質な空間の演出から、おもてなしにふさわしい料理の手配までを一括で行ってくれる会場もあるため、主催者の手間を削減することができます。さらに、要望に合わせてプロにコーディネイトしてもらえば、満足度の高い催しになるでしょう。マイクなどの備品の貸し出しも利用可能です。

〇展覧会
静かで広々とした空間を用意できる貸し会議室は、製品発表会や展示会にも適しています。照明から空間コーディネイトまでプロに相談することで、より効果的で低コストな展示会にすることができます。一流ホテルなどより豪華な会場を借りることもできるため、顧客との重要なコミュニケーションの場にふさわしい雰囲気を作りましょう。

3.貸し会議室選びのポイントは「使いやすさ」

貸し会議室の魅力は、参加人数や予算・催しの内容に合わせて、豊富な会場から最適なものを選べる点にあります。

貸し会議室のメリットを最大限活かすために必要なポイントを、以下の表にまとめました。

事前調査すべきこと気を付けるポイント備考
参加人数会場の規模は適切か大小さまざまな会場を使用可能
予算会場に加え、オプションの利用料金もチェック早割などの割引プランを検討する
立地参加者がアクセスしやすい場所にあるかターミナル駅前の会場がおすすめ
必要な備品必要なものがそろっているか
催しのフォーマル度会場の雰囲気はあっているか重要な催し物では下見をする
飲食の有無ケータリングは利用可能か

会場の規模は、参加人数に応じて適切なものを選ぶことがポイントです。また、立地に関しても参加者の利便性を考えて、場所を選びましょう。

フォーマルな場を作りたい時は、会場の装飾から料理までプロに任せることで手間を減らすことができます。カジュアル遣いをしたい時は、備品のレンタルを利用することで便利かつ低コストに使用できます。

レンタル料に加えオプションには追加料金がかかるため、利用するかは予算と相談しましょう。利用日が事前にわかっている場合は、早割などの割引プランを積極的に利用することもポイントです。

インターネットからも手軽に予約や利用状況の確認ができる点も、貸し会議室の魅力の1つです。さまざまなプランから、用途に最適なものを探しましょう。

まとめ

貸し会議室は、普通の会議以外にもさまざまな用途に使うことができます。大きな規模の会場やより設備の整った会場、華やかで上質な会場など、シーンに合わせて使い分けることが大切です。

また、会場のセッティングや料理の手配などは、プロの力を借りることで、パーティーなどの華やかな場にも適したよりクオリティの高いものにすることができます。慣れていない社内の人員だけで準備を行うよりも、手間もかからないため、有効に活用しましょう。

自社の会議室では難しい催し物も開くことができる貸し会議室によって、ビジネスの幅を大きく広げることができます。一度、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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