会議を行う目的とは?効率化を図る4つのコツと貸会議室の選び方|全国から人が集まる多目的スペース ビジョンセンター

 

 

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会議を行う目的とは?効率化を図る4つのコツと貸会議室の選び方

「会議がだらだらと長く、時間内にまとまらない」
「無駄な会議をなくして、その時間を他の仕事にあてたい」

会社内の会議に対して、上記のように考えたことはありませんか?不要な会議が増えると、社内のモチベーションはどんどん下がってしまいます。

「無駄な会議」を改善して生産性を上げるには、「会議の目的」を理解して効率化することが重要です。今回は、会議の効率化を成功させて「理想の会議」を行うコツや、具体的なテクニックについて解説します。

1.会議を行う目的とは?「無駄な会議が多い」と言われる原因

企業の経営や運営の方向性を決めたり、アイディアを出したりする会議ですが、実情として「無駄な会議が多い」と感じている人は少なくありません。よく見られる「無駄な会議」のシチュエーションは、以下のようなものです。

〇目的が不明瞭
定例会議や報告会議など、特に行う必要がないのに慣例として行われている場面がよく見られます。資料が多く提案や報告ばかりで目的が明確でない場合、メールなどで情報共有するだけで十分な場合もあります。

〇時間が長い
いつまでたっても良い案が出ずに、ただ時間だけが過ぎていくような会議も時間の無駄です。会議の効率化を考える上で、タイムマネジメントは必要不可欠だといえます。
無駄な会議を続けてしまう一番の原因は、「会議の目的がはっきりしていないこと」だといえるでしょう。会議の主な目的は、「問題解決」「情報共有」の2つが基本です。

問題解決とは、業務上で理想と現実の間に何かギャップが生じた場合に、その解決策を決定することです。目標達成への具体的な手法について話し合うこともあります。情報共有とは、会社の部署ごとや部門ごとの重要な情報を、他の部署・部門と共有することを指します。

全員が目的意識を持って会議に参加していないと、なんとなく話を聞くだけになり、なかなか意見が出ずにただただ時間が過ぎていきます。会議の効率を上げるためには、「会議で何を決めるのか、何を話し合うのか」という目的や議題を明確にし、出席者全員が共有しておくことが重要です。

2.【会議を効率化】生産性を高めるための4つのコツ

2018年の日本の労働生産性は、OECD(経済協力開発機構)の加盟国36カ国の中で21位と低い順位でした。労働生産性とは、GDP(国内総生産)を就業者数または就業者数×労働時間で割った数値です。もちろん、国によって人口や産業の状況が違うため単純に比較することはできませんが、日本はまだまだ労働生産性を向上させる余地があるといえるでしょう。

日本の労働生産性が低い理由の1つが、「無駄な会議」にあります。会議は本来、課題解決や、新しいアイディアを出す場です。そのため、会議を行うのであれば、会社やプロジェクトの前進に効率的に繋がらなければなりません。

ここからは、日本の多くの企業で問題となっている会議を効率化し、生産性が高い会議を行うコツをご紹介します。必要なことを短時間で話し合えるように、実践していきましょう。

2-1.会議を行う上でのルールを作る

会議を効率良く進めるためには、参加者が衝突せず建設的に議論を進められることが大切です。そのため、お互いに気持ち良く意見交換できるようなルールを導入しましょう。

<会議のルールの例>
  • ・参考資料やデータには事前に目を通しておく
  • ・自由にアイディアや意見を出す
  • ・30秒以内で簡潔に発言する
  • ・根拠のない批判はしない
  • ・意見には必ず理由も添える
  • ・「できない」「分からない」などの発言は避ける

2-2.会議に参加する人数を限定する

「前回の会議にも参加していたから」と慣習的に多くの参加者を集めず、会議の参加者を限定することも大切です。

会議の目的を考え、必要なメンバーだけを会議に呼びましょう。参加者全員が当事者意識と責任を持って発言すれば、会議の生産性とクオリティもアップします。

多くの部下を参加させて大規模な会議を開くことが、仕事の大きさや重要性を図る指標となっている状況もよく見られます。しかし、本来会議に関係のない人の参加をやめると、その分、他の業務や作業に時間を使うことができるということを理解しておきましょう。

2-3.事前に会議を行う時間・テーマ・ゴールを決める

会議の生産性を上げるためには、事前に会議の時間・テーマ・ゴールを決めて全員で共有しておくことが重要です。
話し合う中身を明確にしておけば、それぞれが会議前に事前資料を読んでテーマについて考えをまとめておくことができます。各参加者の事前準備がしっかりしていれば、会議開始とともにすぐに議論を始めることができ、短時間で活発に意見を交換できるでしょう。

会議の時間を決めておき、出席者全員が時間内に目的を達成するという強い気持ちで会議に参加することも大切です。司会進行役は時間に合わせた進め方を行い、議題ごとに制限時間を設けるなどの管理を行いましょう。

2-4.会議に使用する道具を揃える

会議を滞りなく進めるためには、ツールの準備も重要です。「ホワイトボードのインクが切れている」など準備不足によるトラブルで会議が中断しないように確認しておきましょう。

<会議前に確認しておくこと>
  • ・会議室の冷暖房の調整
  • ・テーブルやイスの準備
  • ・ホワイトボードやペンの準備
  • ・時計の時間を合わせておく
  • ・パソコンやプロジェクターなどの動作確認
  • ・お菓子や飲み物などの準備

3.さらに会議の効率化を図るなら貸会議室の利用がおすすめ

会議効率化の手段の1つとして、貸会議室を活用するという方法があります。貸会議室とは、会議や打ち合わせなどのために時間単位で借りることができるスペースです。

いつものオフィスとは別の環境で会議を行うことで気持ちが切り替わり、集中して会議に臨むことができます。貸会議室を時間単位でレンタルすることで、終了時間の意識も高まり、時間内に結果を出そうというモチベーションにも繋がります。また、貸会議室には備品なども揃っているため、効率良く話し合いを進められます。

3-1.貸会議室が人気を集める理由

駅の近くのアクセスが良い場所を中心に、さまざまな場所で会議室のレンタルが広がっています。広さや収容人数もさまざまで、目的や人数に合わせた場所を選ぶことができます。
社外から人を招いたり、セミナーなどを行ったりする際には、広くて見栄えの良い会場を借りて印象を良くすることも可能です。

貸会議室ならテーブルやイスだけでなく、会議に必要なプロジェクター・マイクなどの備品もレンタルすることができます。使用頻度が少ない設備は購入して保管しておくより、レンタルした方がコスト削減の効果が得られるため、企業ジャンルを問わず人気が高まっています。

3-2.貸会議室の選び方

貸会議室は、立地・広さ・設備・備品などによって利用料金は大きく変わるため、予算や内容に合わせて選びましょう。

駅から近く利便性の高い場所にあり、最新設備が充実している貸会議室は、値段も高額です。会社説明会やゲストを招く場合は、利便性が良く、お洒落で清潔感がある貸会議室がおすすめです。これに対して、社内のみの会議や研修会では、豪華な設備は必要ないでしょう。そして、料金設定も、終日利用から1時間単位などさまざまです。予算・会議の内容・参加人数に合わせ、必要な時間だけ借りるようにしましょう。

会議に必要な設備・備品が揃っているかも貸会議室を選ぶ上で重要なポイントです。話し合いだけであればテーブル・イス・ホワイトボードだけで十分ですが、映像を映し出したければプロジェクターやスクリーンも必要となります。高機能なサービスを展開する貸会議室ではネットでの会議をサポートするテレビ会議システムや、飲食物のケータリングサービスを提供しているところもあります。目的に応じて、サービス内容をチェックしましょう。

社内で設備や備品などを準備するためには、時間もコストもかかります。貸会議室を利用することで担当者の手間を減らし、自社で準備するよりコスト削減できる場合もあります。

まとめ

会議の効率化に成功して得られるメリットは、時間が短縮できるだけではありません。各参加者のモチベーションが上がることで、より良いアイディアや活発な議論に繋がります。貸会議室のレンタル料がかかったとしても、生産性を上げることができれば、人件費など総合的に見て、支出に対する成果の費用対効果は上昇します。ただダラダラと会議をこなすのではなく、時間は短くても内容の充実した有意義な会議を行っていきましょう。

 

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